Nuovo Legality Whistleblowing 6.1: strumenti su misura per gestire l’istruttoria delle segnalazioni whistleblowing
Il fascicolo della segnalazione è lo spazio all’interno della piattaforma software per il whistleblowing in cui il Responsabile deve poter avere a portata di click tutte le informazioni necessarie a portare avanti la lavorazione della denuncia di illecito: informazioni su fatti, dati e luoghi, soggetti coinvolti, documenti allegati, comunicazioni con il whistleblower e con eventuali soggetti terzi, attività istruttorie svolte.
Quando parte dell’istruttoria viene gestita fuori piattaforma — verbali redatti su file di testo o checklist non integrate nel sistema — il fascicolo non restituisce una visione completa del percorso seguito, e per il Responsabile diventa più difficile ricostruire il lavoro svolto, oltre che assicurare la riservatezza delle informazioni.
Con la versione 6.1, Legality Whistleblowing offre la soluzione perfetta al problema, integrando nel fascicolo di segnalazione strumenti dedicati e personalizzabili per redigere i verbali e organizzare le attività istruttorie.
Il vantaggio è doppio: non è più necessario ricorrere a strumenti extra-piattaforma per le indagini, e diventa più semplice assicurare che le operazioni della fase istruttoria seguano la procedura interna dell’Organizzazione. Vediamo le novità.
Verbali nel software whistleblowing: meno file esterni, fascicolo della segnalazione più completo
Nel corso dell’istruttoria si rende spesso necessario formalizzare audizioni, incontri o chiarimenti richiesti al segnalante o a soggetti terzi.
Con la versione 6.1 di Legality Whistleblowing, i verbali possono essere redatti direttamente all’interno del fascicolo della segnalazione, utilizzando modelli configurabili dall’Ente o dall’Organizzazione che restano salvati in piattaforma, e quindi riutilizzabili.
Questo consente di:
Il verbale non è più un documento esterno da archiviare separatamente, ma parte integrante del fascicolo, consultabile insieme alle comunicazioni e ai documenti raccolti dagli utenti autorizzati.
Il Responsabile potrà quindi verificare in ogni momento quali attività sono state svolte e su quali elementi si è basata la valutazione del caso.
Modelli di schede di istruttoria per la gestione strutturata delle segnalazioni whistleblowing
Oltre alla redazione dei verbali, la versione 6.1 della piattaforma Legality Whistleblowing introduce la possibilità di definire modelli di schede di istruttoria in linea con la procedura interna. Ricordiamo che le recenti Linee Guida ANAC n. 1/2025 hanno ribadito la centralità della fase istruttoria, richiamando la necessità di svolgere verifiche documentate e coerenti con la procedura adottata.
Ogni organizzazione può configurare lo schema di attività istruttorie in base al proprio regolamento o, nel caso delle imprese, al Modello di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs. 231/2001.
All’interno del fascicolo, il Responsabile e gli utenti autorizzati potranno creare le proprie schede di istruttoria, personalizzabili al 100% grazie a un intuitivo sistema drag&drop, e:
Per RPCT, OdV e Compliance Manager, significa poter contare su un percorso istruttorio sicuro e riservato all’interno del sistema, che aiuta a mantenere uniformità tra casi analoghi e a ridurre il rischio che passaggi rilevanti vengano omessi.
Oltre la semplice ricezione delle segnalazioni di illeciti: istruttoria whistleblowing conforme al D.Lgs. 24/2023, senza passaggi esterni
La conformità al D.Lgs. 24/2023 è un obbligo per Enti pubblici e Aziende soggette alla disciplina whistleblowing. Per chi gestisce il canale, però, la responsabilità risiede nel dimostrare che ogni segnalazione è stata trattata secondo la procedura adottata e nel rispetto delle garanzie di riservatezza.
Legality Whistleblowing è progettato per questo: una piattaforma SaaS sicura, costantemente aggiornata sotto il profilo normativo e delle funzionalità, e supportata da un team di consulenti qualificati sia per il settore pubblico che per quello privato/231.
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